Theo đó, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh; các Hội đặc thù tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; thể hiện rõ vai trò trách nhiệm của người đứng đầu và nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất, phòng, kho lưu trữ theo hướng khoa học, hiện đại; cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu. Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bố trí kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức, đảm bảo tài liệu lưu trữ trong kho được lập hồ sơ và chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống.
Xây dựng, sửa đổi Quy chế công tác công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với Quyết định số 36/2021/QĐ-UBND ngày 09/7/2021 của UBND tỉnh; xây dựng, ban hành những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế cơ quan, đơn vị; chỉ đạo và thực hiện nghiêm túc việc xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc; đảm bảo các công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; triển khai thu thập hồ sơ công việc đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Thực hiện nghiêm quy trình văn thư, quy trình lưu trữ và Luật Lưu trữ về quản lý tài liệu cấp xã và quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Bên cạnh đó, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính; thực hiện thống nhất các quy định hiện hành về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh để quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng; thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc; bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.
Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm, đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp và tạo điều kiện học tập kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Tăng cường công tác tự kiểm tra, hướng dẫn đối với các đơn vị trực thuộc, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị đi vào nề nếp; tăng cường công tác quản lý và tiêu hủy tài liệu tại UBND cấp xã.
UBND tỉnh giao Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh rà soát, đánh giá các quy định, các văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành về công tác văn thư, lưu trữ, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là các quy định, văn bản chỉ đạo về quản lý, sử dụng văn bản điện tử theo yêu cầu nhiệm vụ công tác trong tình hình mới; Xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế; Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các Sở, ban, ngành tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh, các Hội đặc thù tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành. /.
Nguồn: Cổng thông tin điện tử An Giang
